سیستمی کردن فروش در عطاری

دقت کردی میزان سود و زیان در عطاری مشخص نیست؟

توجه کردی عطار ها نمیتونن دقیقا متوجه بشن که حاشیه سودشون چقدره؟

پس این فروشگاهها که اینهمه جنس جابجا میکنن چکار می کنن؟

چطور میشه وضع حسابداری عطاری رو سامان داد؟

تلکیف بارهای فله چی میشه؟

 

مقوله ای که از سالها قبل باهاش درگیر بودم و همچنان هم هستم اینه که که چطور می تونم میزان سود و زیانم رو طوری حسابرسی کنم که مو لای درزش نره؟

بزرگی میگه: “صبحانه قهرمان، بازخورده”

یعنی شما صبح تا شب که کار میکنی، باید بتونی بازخورد زحماتت رو ارزیابی کنی اما…

متاسفانه در مشاغلی مثل شغل عطاری، اخذ بازخورد بسیار سخته مخصوصا اگر حجم فروش بالا بره که دیگه اصلا امکان محاسبه سود و زیان ممکن نیست.

لذا بر اون شدم که یک بار دیگه (آخه قبلا سعی کرده بودم ولی موفق نشده بودم) تلاش کنم تا ببینم می تونم اینبار فروش دکان رو سیستمی کنم یا نه؟

توجه: هر کسی از سیستمی کردن فروش یک سری توقعات داره مثلا:

-یکی فقط میخواد قیمت خریدها رو وارد کنه و فاکتور فروش سیستمی بزنه

-یکی میخواد فروش مغازه رو ثبت کنه

-یکی میخواد موجودی انبار رو بدونه

-یکی میخواد بدهکاران و بستانکاران رو مدیریت کنه

-یکی هم مثل من میخواد برای تحقق کلیه موارد تلاش کنه

حالا هر کس با نیازی که داره میاد و یکسری ادوات و وسایل و نرم افزار میخره و تلاش رو شروع میکنه

 

فروش ویژه امروز : غنچه داراب اعلا ده کیلویی فقط 320 هزار تومان با تحویل مجانی فقط دو روز فرصت دارید

 

من برای رفع نیازهای زیر اقدام به خرید تجهیزات کردم:

-ثبت فروش خرده

-ثبت فروش عمده

-موجودی کالای فروشگاه

-موجودی کالای انبار

-لیست بدهکاران و بستانکاران

-تعیین قیمت تمام شده محصولات ترکیبی(مثل ادویه مخلوط) و کسر حجم مواد اولیه بعد از تولید

دوستان گرامی شما برای سیستمی کردن فروش به سخت افزار و نرم افزار های زیر احتیاج دارین:

 

تجهیزات لازم برای سیستمی کردن فروش در عطاری:

1-کامپیوتر

ترجیحا لپتاپ به دلیل وجود کیمیایی به نام باطری!

2-بارکد خوان

همون دستگاهی که در فروشگاهها میگیرن سمت بارکد کالاها و اون در اصل یک اسکنر هست و کد مخفی در بار کد چاپ شده بر روی محصولات رو می خونه و به رایانه منتقل می کنه

3-پرینتر مخصوص بارکد

این پرینتر کارش چاپ بارکد برای چسبوندن روی تک تک محصولات هست

4-پرینتر فاکتور (الزامی نیست)

همون طور که از اسمش پیداست، فاکتور مشتری رو بر روی کاغذ پرینت می کنه

5-سیستم حسابداری (نرم افزار حسابداری و فروش)

نرم افزارهای مختلفی برای این مقوله طراحی شدن که هر کدوم قابلیت های مختلفی دارن

6-ترازویی با قابلیت اتصال به سیستم حسابداری

یکی از چالشهای ما، انطباق ترازو با نرم افزار هست.

هر ترازویی با هر نرم افزاری کار نمی کنه. مثلا اگر شما در هنگام خرید دقت نکنی و ترازویی و یا نرم افزاری بخری که به سیستم موجود نخوره، رسما پول رو دور ریختی

 

توجه بسیار مهم: در هنگام خرید ترازو یا نرم افزار، حتما از فروشنده تاییدیه همخوانی این دو تا رو بگیرین

البته داستان اتصال ترازو به نرم افزار، راه دور زدن هم داره و میشه برای شروع کار، (اونایی که ترازو دارن و نمی خوان تغییرش بدن) یه جورایی این مساله رو دور زد. اما در نهایت شما به سمت خرید ترازوی مرتبط با سیستم سوق داده خواهید شد.

داستان ترازو چیه؟

ببینید ما وقتی در عطاری کار میکنیم، همه محصولاتمون که بسته بندی و لیبل دار نیست. خیلی از محصولاتمون فله هست. یک سیستم فروشگاهی کامل، سیستمی هست که اگر شما فرضا پنجاه و سه هزار تومان میوه نسترن برای مشتری روی ترازو توزین کردی، خودش اتوماتیک (بعد از فشردن دکمه مرتبط با کد میوه نسترن) بیاد و مبلغ فوق رو به همراه نام محصول، به فاکتور مشتری اضافه کنه.(راه دور زدن این مشکل اینه که تمامی اقلام رو فقط و فقط در قالب بسته بندی بفروشی مثلا برای زردچوبه سه وزن مختلف 100 گرمی ، نیم کیلویی و یک کیلویی تعریف کنی).

در این دوره که ما توش قرار داریم، دوره شیفت شدن از عصر “ترازوهای دیجیتال بدون ارتباط با نرم افزار” به دوره “ترازوهای دیجیتال مرتبط با سیستمهای حسابداری” هست.

تا اینجای داستان رو داشته باشید تا هفته آینده سایر چالشهایی که سر راه باهاشون برخورد کردم رو براتون در ادامه این مقاله توضیح بدم.

 

لیست قیمت محصولات عطاری به روز شده در مورخه 7 آبان ماه سال هزار و چهارصد و دو را از لینک زیر دانلود کنید

[دانلود یافت نشد]

 

قسمت دوم

بعد از اینکه شروع کردیم به لیبل زدن، مشکل اول زمان بر بودن حجم ادویه بسته بندی شده ی موجود در انبار بود که با اضافه کردن نیروی کار حل شد.

مشکل دوم که خیلی آزار دهنده بود، نوسان قیمت بود. به چه شکل؟ به این شکل که مثلا شما پانصد بسته زیره رو بر مبنای قیمت هر کیلو 120 هزار تومان در بسته هایی به وزن 50 گرم بسته بندی می کنید و لیبل شش هزار تومان رو بر روی اونها می چسبونید و بلافاصله فردا قیمت زیره میره بالا و میشه کیلویی 160 تومان !

حالا راهکار چیه؟ اینجا ما اومدیم و اون محصولاتی رو که به تعداد زیاد بسته بندی کردیم (مثل زیره ها، سیاه دانه، تخم کتان که بسته پلاستیکی رو چرب و خراب نمی کنن)، لیبل بدون قیمت زدیم. یعنی به چه صورت؟ به این صورت که تمام اطلاعات مربوط به لیبل رو درج کردیم فقط قسمت قیمت رو خالی گذاشتیم تا بعدا اگر نوسان قیمت داشتیم، بتونیم به راحتی قیمت جدید رو با ماژیک مشکی بر روی اونها درج کنیم.

مساله سوم انتخاب نهایی سایز لیبل بود که این مساله کاملا سلیقه ای هست و ما بر روی لیبل سایز 3*4.5 سانتیمتر به تفاهم رسیدیم. حالا چرا این سایز؟ در ادامه توضیح خواهم داد.

و اما بریم سراغ اقلام مصرفی یعنی لیبل و ریبون.

لیبل

لیبل همون کاغذ سفید رنگی هست که یک طرفش چسبناکه و یک طرف اون چاپ می خوره و بر روی محصولات میچسبه. لیبل ها ابعاد بسیار متنوعی دارند که برای مصارف بسیار متنوعی تولید میشن.

همون طور که در نگاره بالا می بینید لیبل ها به صورت رول تولید میشن و به صورت تک ردیفه، دو ردیفه و سه ردیفه و … روی کاغذ روغنی رول قرار میگیرن. این جا یک نکته مهم وجود داره که برای توضیحش اول باید ریبون رو هم معرفی کنم. پس بریم سراغ ریبون.

ریبون

ریبون یک نوار سیاه رنگ هست که شما می تونید اون رو چیزی مثل یک کاربن به طول سیصد متر قلمداد کنید.

با توجه به پرینتر های عرف بازار، پهنای این ریبونها 11 سانتیمتر و طولشون هم که عرض کردم سیصد متر هست.

حالا بریم سراغ اون نکته که چند خط بالاتر گفتم. دیدید که لیبل ها به صورت یک یا چند ردیفه تولید میشن. قبلش هم گفتم که ما در نهایت بر روی لیبل سایز 3*4.5 سانتیمتر توافق کردیم. چرا؟

به خاطر همین پهنای جناب ریبون. از اونجا که لیبلی که قابلیت درج اطلاعات مد نظر من رو داشته باشه می بایست نه کوچک می بود و نه بزرگ، ما اگر می رفتیم سراغ لیبل های با عرضی که دو تاش از عرض ریبون بیشتر بشه، در نتیجه اطراف ریبون پرت میشد.

به عکس زیر نگاه کنید و ببینید که از سمت چپ و راست ریبون، حدودا از هر طرف 3 سانتیمتر و در مجموع شش سانتیمتر هدر رفته چون پهنای لیبل من 5 سانت هست. (به خط کش توجه نکنید. منظورم فاصله بین چپ و راست کلمه زنجبیل هست که در سمت راست کاملا مشخصه )

اوکی همونطور که می بینید ما به دلیل استفاده از “لیبل 5 سانتیمتری تک ردیفه” ، بخش زیادی از ریبون رو هدر دادیم. راهکار چیه؟ استفاده از لیبل های دو ردیفه. حالا مناسبترین سایز لیبل موجود در بازار، همون لیبل با عرض 4.5 و ارتفاع 3 سانت بود که استفاده حداکثری از ریبون رو میسر میکرد. اما واقعیت اینه که من شخصا ترجیح میدادم ابعاد لیبلم 5 سانت در پنج سانت و دو ردیفه باشه اما با کمال تعجب همچین سایزی در بازار نبود. واقعا عجیبه برام.

این مساله رو هم میشه دور زد و حل کرد اما کمی زمانبر هست و اونم اینکه لیبل در عرض ده سانت و ارتفاع پنج سانت بخری و در نرم افزار طراحی لیبل، به جای یک طرح، از دو طرح کنار هم استفاده کنی تا از کل عرض ریبون و لیبل بهترین استفاده رو بکنی و هم لیبل بزرگ و چشمگیر باشه. منتهی بعد از چاپ، باید لیبل ها رو از وسط با قیچی برش بزنی که ما در نهایت از این فرایند خوشمون نیومد و خودمون رو به لیبل 4.5*3 سانتیمتر قانع کردیم. فردا هم می خوام با یک شرکت تولید لیبل صحبت کنم و حداقل میزان سفارش رو ازشون بپرسم. شاید بتونم با بالا بردن تیراژ، مجابشون کنم که برام لیبل 5 سانت در 5 سانت دو ردیفه تولید کنن که اگر قبول کنن عالی میشه.

خوب سوال پیش میاد که من از کجا می دونم که در ماه چند تا بسته می فروشم با وجود اینکه هنوز سیستم رو دیجیتال نکردم؟

پاسخ: ما از دستگاه بسته بندی اتوماتیک استفاده می کنیم و اوپراتور دستگاه موظف به ثبت دقیق تعداد بسته ها در دفتر مخصوص این کار هست چون دستگاه در پنل خودش تعداد بسته های تولید شده رو ثبت میکنه.

این هم از قسمت دوم. در قسمت سوم خواهم گفت که چطور باید هزینه تمام شده هر لیبل رو محاسبه کرد. تا درودی دیگر بدرود

 

قسمت سوم

پرچسب زنی همچنان ادامه داره و در این مرحله به دو تا چالش خوردیم. چالش اول اینکه دواهایی نظیر پودر زنجبیل به دلیل چربی بالا، لیبل شون رو سیاه و بد رنگ می کنن و حس کهنگی در محصول و رخ اون ایجاد می کنن.

راهکار: به تعداد بسته ها لیبل چاپ بفرمایید ولی فقط بخشی از اون رو بر روی محصول بچسبانید به صورتی که ظرف سه چهار روز بسته های لیبل خورده تمام بشن. تذکر: هرگز لیبل های چاپ شده رو در ظرف زنجبیل های بسته بندی شده قرار ندید چون ممکنه باز هم تیره بشن.

چالش دوم: هوا این روزها بسیار سرده و این سرما مانع اثرگذاری چسب پشت لیبل میشه و لیبلها خوب نمی چسبند و بعضا اصلا نمی چسبند. راهکار: باید لیبل های چاپ شده رو روی بخاری گرم کنید و از زیاد گرم گردنشون نترسید چون داغ که میشن خیلی خوب می چسبند.

تذکر: بعد از اینکه لیبل ها داغ شدند در لحظات اول بر روی نوشته دست نکشید چون باعث پاک شدن و بدریخت شدن نوشته های روی لیبل خواهد شد.

نهایتا در این هفته کار الصاق لیبل بر روی دپوی محصولات تموم میشه و آماده میشیم برای چالش های ثبت اطلاعات در سیستم.

با من همراه باشید.

 

قسمت چهارم: یک سال گذشت

بله، یکسال از تاریخ استارت پروژه سیستمی کردن فروش گذشت و در طول این یکسال، ما موفق شدیم کلیه اقلام بسته بندی و فله رو در سیستم نرم افزاری ثبت کنیم.

برای ثبت یک محصول در سیستم حسابداری، شما باید یک کد یکتا(بدون تکرار) و یک نام یکتا بهش اختصاص بدین. به این نامگذاری ها دقت کنید:

-زنجبیل چینی کوبیده بسته بندی مروارید

-زنجبیل چینی کوبیده فله

-زنجبیل چینی قلم بسته بندی مروارید

-زنجبیل چینی قلم فله

به تک تک محصولات فوق می بایست یک کد غیر تکراری اختصاص بدین. بعد اینکه هر محصول کد مخصوص به خودش رو گرفت، باید توسط نرم افزارهای “بارکد ساز” این کدها رو به بارکد تبدیل کنید و اگر قراره فروش محصولات توسط بارکدخوان ثبت بشه، بارکد رو پرینت میگیرید و بر روی محصول می چسبونید.

نرم افزارهای بارکدساز به وفور در اینترنت هست و حتی وبسایتهایی هستند که شما می تونید یک عدد رو وارد کنید و بارکد رو در قالب عکس تحویل بگیرید. اما من از نرم افزار barTenderUltraLite که به همراه پرینتر لیبل تحویل گرفتم استفاده می کنم.

در این نرم افزار شما می تونید با ارائه کردن ابعاد لیبل، یک لیبل با توضیحات و بارکد و … طراحی کنید.

خوب، تا اینجا رو که می دونستید ، بریم سراغ اتفاقات اخیر.

بعد از اینکه کلیه محصولات دارای بارکد شد و ما اقدام به فروش سیستمی توسط بارکدخوان و لپ تاپ و نرم افزار (هلو) کردیم، چند تا مشکل بزرگ رخ داد که در ادامه توضیح میدم:

مشکل اول: ناخوانا بودن بارکدهای محصولات شرکتی

جالبه بدونید بعضی از محصولات شرکتی نظیر مثلا عرقیات، با وجودی که بر روی لیبل شون بارکد درج شده اما بارکد به قدری ریز و ناخوانا هست که بارکدخوان قادر به ثبت و ضبط اون نیست

-راهکار: باید مجددا با لیبل های خودتون بارکد محصول رو پرینت کنید و بر روی محصولات بچسبونید و به بارکدهای درج شده روی محصولات اکتفا نکنید.

 

 

لیست قیمت محصولات عطاری به روز شده در مورخه 7 آبان ماه سال هزار و چهارصد و دو را از لینک زیر دانلود کنید

[دانلود یافت نشد]

 

 

مشکل دوم: یورش مشتریان

به جرعت می تونم بگم بزرگترین مشکل ما در زمینه ثبت و ضبط سیستمی فروش، این مساله هست. ناگهان چندین نفر شروع به خرید و سپس تسویه حساب می کنند و ما هم شروع به شمارش و دریافت وجه می کنیم. تا اینجا مشکلی نیست اما مشکل زمانی شروع میشه که شما فقط یک بارکدخوان برای ثبت فروش دارید 🙂

شاید بگین این که مشکلی نیست، یک بارکد خوان دیگه اضافه کنید! اما داستان به این سادگی ها نیست.

شما برای اینکه یک بارکدخوان دیگه اضافه کنید باید یک کامییوتر دیگه و یک نرم افزار دیگه و یک بارکدخوان و یک فروشنده دیگه داشته باشید ، غم انگیز بود درسته؟ بله خیلی غم انگیز هست.

در سیستم نرم افزاری هلو، شما باید برای چهار کاربره کردن نرم افزارتون، اقدام به خرید نسخه تحت شبکه بکنید. نسخه من تحت شبکه نبود و من مجبور شدم حدود هشت و نیم میلیون تومان هزینه کنم و نسخه تحت شبکه بخرم. به این ترتیب الان میتونم تا 4 تا سیستم رو به نرم افزار مجهز کنم. خریدن بارکدخوان هم مشکلی نبود اما یک مساله جدید این بود که سیستم اول من که یک لپ تاپ قدیمی بود (CORE I3)، قابلیت هندل کردن نسخه کلایت (نسخه ای که روی سیستم های غیر اصلی نصب میشه) رو هم نداشت و من مجبور شدم اولا یک لپ تاپ جدید برای نصب نسخه سرور بخرم و ثانیا سیستم قدیمی خودم رو با تعویض هارد و رم اون ، به روز کنم تا بتونه نسخه کلاینت رو هندل بکنه!

یعنی 30 میلیون دادم یک لپ تاپ جدید خریدم، 8.5 میلیون دادم نرم افزار حسابداری تحت شبکه خریدم و 4 میلیون هم خرج بارکدخوان جدید و ارتقاء لپ تاپ قدیمی شد! غم انگیز بود نه؟ 🙂

سوال بسیار مهم: خوب چرا به جای اینکار، سیستمهای فروشگاهی مرسوم رو تهیه نکردیم؟

پاسخ: به دو دلیل. اول اینکه ما در سازمان به یک لپ تاپ دیگه نیاز داشتیم چون همونطور که می دونید یک نفر به کادر اداری ما اضافه شده و ایشون باید بتونه فاکتور فروش ثبت بکنه پس باید این لپ تاپ تهیه میشد. دلیل دوم اینکه من دارم تلاش می کنم که سیستم فروش رو یکپارچه کنم و قطعا به کلاینتهای بیشتری نیاز خواهم داشت که یکی از اون کلاینتها ترازوی فله کشی خواهد بود. پس بهتر دیدم که الان سرمایه گذاری کنم تا دوباره شش ماه دیگه گرفتار این مساله نشم.

بله، این هم مساله یورش مشتریان.

مشکل سوم: فروش محصولات فله

یکی از مشکلاتی که کماکان پابرجاست، محصولات فله هست که به صورت خرده فروشی به فروش میرسه. از اونجا که ترازوی ما به سیستم متصل نیست (نرم افزار هلو با سیستم ترازوهای برند رادین ارتباط نمیگیره) مجبوریم محصولات فله ای رو که از انبار وارد فروشگاه میکنیم، فروش ثبت کنیم در نتیجه وجه موجود در دخل با سیستم نمی خونه.

یعنی شما فرضا امروز مجموعا پنجاه کیلو ادویه از انبار به فروشگاه می آری و چون هنگام فروختن، قابلیت ثبت نداری، مجبوری هنگام وارد کردن بار به فروشگاه، فروش ثبت کنی. خوب بار رو فروش ثبت کردی ولی در عمل بار که فروحته نشده و شما پولی دریافت نکردی. در نتیجه سیستم صندوق رو پر از پول نشون میده در صورتی که در عمل یک ریال هم در دخل نیست!!

پس حساب کتابها به هم میخوره.

لعنتی، همیشه کار درست، سخت ترین کاره. بله باید باز هم باید هزینه کرد. اینبار باید ترازویی خرید که با سیستم حسابداری سینک (یکپارچه) بشه و کالاهای فله رو هم که فروخته میشه بصورت اتوماتیک در سیستم ثبت کنه اما داستان باز هم به این سادگیها جلو نخواهد رفت چون ما به حداقل دو ترازو برای پاسخگویی به هجوم مشتریان در ساعتهای پیک نیاز داریم جالبه نه؟ !!!

تمام این تلاشها و هزینه ها فقط برای این اهدافه:

ببینیم امشب چقدر سود کردیم

موجودی کالای فروشگاه چقدره

موجودی کالای انبار چقدره

چه افرادی بدهکار هستند و چقدر؟

چه افرادی بستانکار هستند و چقدر؟

 

پاسخ به این سوال ساده می تونه ما رو از خیلی از خطرات در امان نگه داره.

این مقاله همچنان ادامه داره پس تا درودی دیگر بدرود.

لیست قیمت محصولات عطاری به روز شده در مورخه 7 آبان ماه سال هزار و چهارصد و دو را از لینک زیر دانلود کنید

[دانلود یافت نشد]

 

فروش ویژه امروز : غنچه داراب اعلا ده کیلویی فقط 320 هزار تومان با تحویل مجانی فقط دو روز فرصت دارید