چطور جلوی شیطنت مالی فروشنده ها رو بگیریم
این مقاله مخصوص کسانیه که فروشنده دارن و سفارشات از کانال اونها پیگیری میشه
در این مقاله قصد دارم به این سوالات بپردازم:
اگر فروشنده شما شماره کارت خودش ور به مشتری داد و بار رو فرستاد و پول رو زد به جیب خودش چی؟
اگر فروشنده، با یکی از مشتریای قدیمی دست به یکی کرد و فاکتور ده میلیونی شو ویرایش زد و کرد پنج میلیون و بعد اون مبلغ رو با همکاری اون مشتری نام آشنا نصف کرد چی؟
و یا اگر فروشنده شما کلا پول یک بار رو گرفت و سفارش مشتری رو فاکتور نکرد چی؟؟؟ مگه ممکنه؟ بله ک ممکنه !!
می دونید که من خودم سالها بعنوان فروشنده سیستم های قفسه بندی صنعتی در یک شرکت بکار فروش مشغول بودم.
الانم چند سالی هست که در مجموعه ادویه جات مروارید، از پرسنل فروش استفاده میکنم. الان در این مقاله قصد دارم شما رو با یکی از مهمترین و خطرناک ترین چالش ها رو برو کنم: فروشنده خیانتکار
فرض کنید مشتری شما به فروشنده شما یک سفارش اعلان میکنه و فروشنده، سفارش رو فاکتور میکنه و از اونجا که خیلی از ما از جمله خودم برای فرار از مالیات، شماره کارتی از بستانکارهامون رو میدیم،ممکنه فروشنده شیطون بره توو جلدش و شماره کارت خودش یا یکی از آشناهاش رو بده به مشتری که پول بزنه.
پول رو برمی داره و جنس رو فاکتور میکنه و جنس از انبار خارج میشه. حالا ما بعنوان مدیر چطور باید به این فرآیند نظارت کنیم که این اتفاق حتی به ذهن فروشنده هم خطور نکنه؟
راهکار اصلی: شناسه واریز درون سازمانی
خلاصه کنم: شما باید یک فرم مثل دفتر روزنامه (اگر ندارید باید بدارید!!!) داشته باشید که موارد ذیل توش درج بشه:
تاریخ واریز | نام مشتری | مبلغ | شناسه واریز |شماره کارتی که مبلغ بهش واریز شده | نام دارنده کارت | نام طرف حساب اصلی | شناسه واریز درون سازمانی
حالا بریم سراغ این هشت مورد و ببینیم چیه و چرا باید درج بشه
- تاریخ : این که نیاز به توضیح نداره و باید تاریخ واریز وجه رو بنویسیم. شرکتهای بزرگ بعضا تاریخ رویت قبض اعلامی به واحد حسابداری رو در ستونی جدا می نویسند که برای موسسات سایز ما خیلی مهم نیست
- نام مشتری: اینم که مشخصه و باید نام طرف حساب رو نوشت و توضیح نداره
- مبلغ: این هم اظهرو من الشمسه و توضیح نمیخواد
- شناسه واریز یا شماره پیگیری بانکی: دقت کردین هر قبض انتقال وجه، دارای یک شماره ارجاء یا شناسه واریز هست؟ اگر چنانچه خیلی تراکنش تون بالا باشه این شناسه بسیار مهم میشه
چرا ؟ چون ممکنه همزمان 6 تا مشتری مبلغ 10 میلیون تومان در یک ساعت بحسابتون پول بزنن؛ اینجا وجود این شماره بهتون کمک میکنه اما ما خودمون فعلا چون حجم کارمون اونقدر بالا نیست، صرفا به درج ساعت و دقیقه واریز اکتفا میکنیم و اگر موردی هم پیش بیاد به راحتی با کنترل از اینترنت بانک مساله رو پیگیری می کنیم - شماره کارت ذی نفع: عرض کردم ممکنه خیلی از واریزها به حساب افرادی غیر از خودمون صورت بگیره و اینجاست که باید شماره کارت مقصد دقیقا قید بشه
- نام کسی که کارت به اسمش هست باید قید بشه چون ممکنه بستانکار ما هم شماره کارت خودش رو نداده باشه و شماره یک بستانکار دیگه رو بده و ما باید بتونیم به سادگی در آینده ، نام دارنده حساب رو در گزارش بررسی کنیم و نیاز به کار اضافه از قبیل بانک رفتن و … نباشه
- نام طرف حساب اصلی: نام کسی که بهش بدهکاریم. چون ممکنه این فرد، شماره حساب یکی از بستانکارهاشو به ما داده باشه
- شناسه واریز درون سازمانی: این مورد همونه که این مقاله رو براش نوشتم پس در پایین توضیح میدمش
شناسه واریز درون سازمانی:
خیلی ساده، از یک تاریخی به بعد هر واریزی که از طرف بدهکاران صورت میگیره، چه به کارت شما، چه کسی دیگر، می بایست یک کد منحصر به فرد بهش تعلق بگیره مثلا واریز شماره 1 واریز شماره 2 واریز شماره 10 و 11 و الی آخر
خرید فیلم آموزشی ساخت ادویه رنگی لایه لایه در تشت و استانبولی
این تا اینجا، حالا بریم سراغ گلوگاه اصلی
گلوگاه اصلی کجاست؟
گلوگاه اصلی جائی نیست به جز در خروجی مجموعه که بار از اونجا خارج میشه.
توجه 1: شما حتما باید تک تک مرسوله هایی که از فروشگاه خارج میشه رو در یک دفتر یا فرم مشخص ثبت کنید.
به این ترتیب این مساله که فروشنده بدون دریافت وجه، اقدام به ارسال کالا برای خودش یا شریک خلافکارش بکنه، قابل کنترل و بررسی میشه
چون می دونه که هر هفته شما “لیست تک تک بارهای ارسال شده” رو که توسط کنترلر دم در که احتمالا خودتونید(در سازمانهای بزرگ میشه انباردار) رو با لیستی که هر هفته به عنوان “گزارش هفتگی فاکتورهای فروش” که توسط فروشنده به شما گزارش میشه، چک می کنید و اگر مرسوله ای در لیست کالاهای ارسالی باشه و در لیست فاکتورهای هفته نباشه، یعنی مرسوله ای بیرون رفته که وضعیت سفارشش مبهمه!!!!!
توجه 2: در “گزارش هفتگی فاکتورهای فروش” ، وضعیت مالی اون فاکتور باید قید بشه و این گزارش می تونه این شکلی باشه:
تاریخ خرید | نام مشتری | شماره فاکتور | مبلغ فاکتور | شناسه واریز درون سازمانی
اینجا فروشنده باید شناسه واریزهای هر فاکتور خارج شده رو برای شما بنویسه و شما در کسری از دقیقه می تونید صحت ادعای ایشون رو در تک تک موارد واریزی مورد بررسی قرار بدین.
چطور؟ خیلی ساده! کافیه شناسه واریزهای اعلامی در جلوی نام هر فاکتور رو بخونید و با دفتر روزنامه یا فرم روزنامه واریز ها که در بالا توضیح دادم مطابقت بدین
توجه 3: هر فاکتوری که از در خارج میشه باید شرح دقیق کالا اون در فرمی به اسم “خروجی” در محلی که فقط شما بهش دسترسی دارید بایگانی بشه
چرا؟
چون ممکنه فروشنده به شخصی صد کیلو بار بفروشه و بهش دو تا شماره کارت بده، نصفش رو به کارت شما یزنه و نصفش رو به کارت خودش. بعد از اینکه بار ارسال شد، اگر شما برگه های خروجی رو نداشته باشی یا در دسترس دیگران باشه، به راحتی این امکان وجود داره که فاکتور بعد از ارسال، ویرایش بخوره و وزن بار به صورت سوری از صد کیلو به پنجاه کیلو تغییر کنه 🙂 نصف بار پرواز کرد.
اما اگر ما در محلی که فقط خودمون بهش دسترسی داریم، خروجی ها رو بایگانی کنیم، در پایان هر دوره که ممکنه هفتگی یا ماهانه باشه، به راحتی خروجی ها رو با فاکتور ها مطابقت میدیم و فروشنده متوجه میشه که نمیتونه با ویرایش فاکتور بعد از ارسال بار، گوش ما رو ببره 🙂
ما فعالان نوپا، تا زمانی که به ساختار استاندارد مالی و انبار نرسیدیم، خیلی باید حواسمون رو جمع کنیم و با توسعه اندک اندک بیزنشمون، موارد اینچنینی رو با روشهای ساده پیگیری و نظارت کنیم.
امیدوارم از این مقاله لذت برده باشید
خرید پی دی اف و کتاب چاپی مجموعه کتابهای آموزش صفر تا صد کسب و کار عطاری