چه اون دوره ای که در شرکت کار می کردم و چه الان که مدیریت یک دکان عطاری بر عهده ام هست،با بحث برون سپاری کارها مواجه بودم.
برون سپاری یعنی چی؟ یعنی اینکه یک سری وظایف رو به دلایل مختلفی به کسانی محول کنیم که تحت بیمه مجموعه ما نیستند.
این برون سپاری به دلایل مختلف زیر انجام می شه:
1-نیاز به تخصص اون فرد یا مجموعه
2-نیاز به زمان اون فرد یا مجموعه
3-نیاز به نیروی فیزیکی
4-نیاز به ابزارآلات و تجهیزات
5-…
در شغل عطاری معمولا اموری مثل آسیاب کردن اقلام، تولید ادویه، تعمیرات ادوات و آسیابها، روعنگیری و … برون سپاری میشن.
خوب تا اینجا که توضیح واضحات بود اما الان می خوام یک راز بزرگ کاری رو برای اولین بار در زندگی خودم افشاء کنم. رازی که شاید افشاء کردنش جرعت زیادی بخواد و هرکسی این شهامت رو نداشته باشه که این کار رو بکنه.
به این مصراع شعر توجه کنید:
“تو خود حجاب خودی حافظ از میان برخیز”
چند سال قبل، وقتی که به عنوان کارشناس بازاریابی در یک شرکت کار میکردم، سعی میکردم تمام کارهای پیرامون اون حوزه رو خودم انجام بدم:
-مقاله نویسی، عکس برداری، نقشه کشی، محاسبه متریال، هماهنگی، پیگیری نصب، پیگیری شکایت و رضایت، پیگری مالی و …
قطعا می تونید حدس بزنید که چه نتیجه این تیپ فعالیت چی میشه؟ بله اولا اینکه زمان کافی برای انجام درست همه کارها نداریم و دوم اینکه مهارت ما در هیچ کدام از زمینه های کاری “بسیار عمیق” نخواهد شد.
این دو مورد دو تا مشکل بزرگ رو به دنبال خواهند داشت:
اول اینکه به دلیل کمبود وقت، همه فعالیت ها به درستی انجام نمیشه و دوم اینکه به دلیل عدم وجود “رسوب تجربه حاصله از انجام مهمترین کارها” ، شما هرگز به فرد تاثیر گذاری در بالاترین لایه های اکوسیستم شغل خودتون نخواهید شد.
فرقی نمی کنه شغل ما چی باشه، چه عطاری چه جوشکاری یا کوبندگی و یا فروش قفسه بندی صنعتی. اگر قصد داریم که به یک فرد اثرگذار در اکوسیستم شغل خودمون تبدیل بشیم، باید بعضی از فعالیتها رو به دیگران بسپاریم و یا اگر تخصصش در افراد سازمان نیست، برون سپاری بکنیم.
اما “دگر سپاری” و “برون سپاری” دارای موانعی هست که انجامش رو بسیار بسیار بسیار!! سخت خواهد کرد.
فرایند “دگر سپاری” یک کار مثل آسیاب کردن، توزین، ارسال یا حساب و کتاب دکان رو در نظر بگیرید که قراره بسپاریدش به شخصی در سازمان خودتون.
اول اینکه شما درست موقعی به این کار تن در می دید که عملا وقت سر خاروندن ندارید. درست در همین موقع، برای دگر سپاری یک کار، باید فرد مقابل رو آموزش بدید و بر انجام کارش نظارت هم بکنید و این یعنی فاجعه!
در کمال تعجب می بینید که توزین و بسته بندی یک سفارش، که توسط شما در کمتر از ده دقیقه انجام میشد، الان دو ساعت طول میکشه!
اما چاره ای نیست و باید تحمل کرد تا فرد جدید به کار خودش مسلط بشه و شما برای همیشه از انجام اون کار خلاص بشین و بتونین مسئولیتی حیاتی تر و مهمتر و حساس تر رو به دست بگیرید.
اما بریم سراغ فرایند “برون سپاری”
برون سپاری هم معظلی هست بس عظیم. فرض کنید بابت یک کار ساده و وقت گیر که خودتون به سادگی ولی در زمانی طولانی! انجامش میدین، مجبورین پولی هنگفت پرداخت کنید. مثلا آسیاب کردن، ساخت محتوا برای رسانه های الکترونیک، تمیز کاری، سورتینگ مواد اولیه و دانه ها، روعنگیری و هزار تا کار ریز و درشت دیگه. اگر وقت و تخصص انجام کار مدنظر رو نداشته باشید، مشکل حله اما…
اَمای داستان تازه اینجاست که شما مجبور خواهید شد در ازاء برون سپاری کاری که خودتون در اون “تسلط نسبی” دارید، پول گزلفی پرداخت کنید.
به عبارت “تسلط نسبی” توجه کنید. کل این مقاله رو پیرامون این موضوع نوشتم. گاهی با برون سپاری و دگرسپاری بعضی از کارها در سازمان، شما احساس خواهید کرد که “جایگاه شما” متزلزل خواهد شد. خواه به عنوان کارمند و یا خواه به عنوان خویش فرما و یا درز مقابل شریک تجاری خودتون.
پاراگراف فوق رو دو باره بخونید.
بگذارید با دو تا مثال بریم جلو، مجموعه الوفلفل رو در نظر بگیرید که در حال حاضر از کمبود نیروی کار آموزش دیده برای تولید رنج می بره ، خوب تکلیف مشخصه: نیرو استخدام می کنیم و آموزش میدیم.
حالت دوم:
از اونجا که من “تسلط نسبی” در امر دیباگ و رفع عیب های مرتبط با وبسایت دارم، همین ذهنیت باعث میشه که در صورت بروز مشکلات فنی در سایت، از خدمات شرکتهای مختصص استفاده نکنم!!!!
حالا منظورم رو گرفتین؟
“تسلط نسبی” من باعث میشه هزینه رفع یک مشکل فنی برای سازمان من، “گرانتر” تمام بشه 🙂
قبولش کمی سخته درسته؟ بریم سراغ توضیحات تکمیلی. فرض کنید شما دارای “تخصص نسبی” در امر مکانیک و برق هستید. از بد روزگار دستگاه روغنگیر شما خراب میشه. کل سازمان از شما توقع دارند که دستگاه رو درست کنسد کما اینکه تا به امروز سایر دستگاهها رو هم درست کردید.
اما چه درست کردنی؟ اول اینکه کاری که باید در مدت یک هفته انجام میشد ممکنه به دلایلی نظیر وجود سایر مسئولیتها، نبود ابزارآلات مخصوص، نبود تجربه مواجهه بااون مشکل فنی، عدم وجود دسترسی و ارتباط به زنجیره تامین ابزار و لوازم یدکی و … در مدت یک ماه به انجام برسه یعنی یه هفته تاخیر!
اینجاست که مجددا مصراع شعر فوق مصداق پیدا میکنه:
“تو خود حجاب خودی حافظ از میان برخیز”
در این فرایند، اون نیمچه تخصص شما باعث ایجاد توقعاتی میشه که شما رو وادار به بر عهده گرفتن وظایفی می کنه در اون حیطه تسلط ندارید.
کل بحث من در این مقاله همینه. ی جاهایی، اصرار به انجام بعضی از فعالیتها، بدتر به شما و سازمانتون ضربه میزنه مگر اینکه بدونید که قراره در اون زمینه خاص حرفه ای بشید و این هزینه های پنهان پولی و زمانی در آینده جبران خواهد شد.
اونها رو شناسایی کنید و به دیگران بسپاریدش.
