ثبت داده ها: گام اول در مدیریت عطاری

چند بسته در ماه تولید کردی؟

چند ساعت در ماه کار کردی؟

چند کیلو در این ماه ادویه جات ترکیبی تولید کردی؟

میانگین دخل این ماهت چقدر بوده؟

میزان ریالی خرید این ماهت چقدر بوده؟

سوالات فوق و سوالات اینچنینی، همه و همه باید توسط یک مدیر عطاری پاسخ داده بشن. البته که اگر کسب و کارتون رشد کنه، علاوه بر سوالات بالا به دریایی از سوالات دیگه هم باید پاسخ بدین. سوالاتی نظیر میزان مطالبات، میزان بدهی، تعداد مشتریانی که این ماه از شما خرید عمده کردند، تعداد مشتریان جدید، نسبت هزینه تبلیغات به جذب مشتری جدید و …..

خوشبختانه اونها که در اویل کار هستند چون سرشون خلوته، وقت دارند که این موارد رو به صورت دستی در دفتر ثبت کنن اما وای به حال اونا که در اواسط راه هستند.

منظورم شماهایی هستین که هنوز نه اونقدر بیزنستون رشد کرده که سیستم و دفتر و دستک و حسابدار بگیرین، و نه اونقدر کوچکه که بشه آمارها و داده های حیاتی رو دستی ثبت کنین. این مرحله همون مرحله ای هست که وقت ناهار خوردن ندارین، بار اشتباه می فرستین، مدام در جمع و تفریق حسابها استباه می کنین و … .

متاسفانه معمولا این مدیران به دلیل عدم وجود تمرکز و نظارت کافی بر پرسنل، باعث میشن که شیطون بره توو جلد پرسنل و اونها بدشون نیاد که دمی به خمره دخل و محصولات بزنن. بگذریم.

در این مرحله خیلی از کارها به دلیل مشغله زیاد به فراموشی سپرزده میشه اما یادتون باشه که هرگز ثبت آمار موارد حیاتی رو فراموش نکنید.

قول میدم بعد از گذشت چند ماه و با بازنگری داده های ثبت شده، همین عددهای کوچک چنان کمکی به شما بکنند که خودتون حیرت زده بمونید. بعنوان مثال، میانگین فروش ماهانه ادویه ای مثل گراماسالا که قیمت هر کیلوی اون حدودا 9 دلار هست(الان دویست و بیست هزار تومان) به شما کمک میکنه اولا با تولید مازاد ادویه، سرمایه و فضای انبار رو درگیر نکنید و ثانیا ادویه به مقدار مورد نیاز تولید بشه و تازه تازه به دست مصرف کننده یا مشتری برسه.

یا مورد دیگه که خیلی به کار ما اومد، اخذ آمار فروش ادویه های بسته بندی از روی تعداد سلفون مصرف شده در ماه بود و ما تونستیم میزان حدودی تعداد بسته های ادویه جات رو که در یک ماه فروش رفته رو در بیاریم. اینجا بود که بر مبنای این دانش به دست آمده، تونستیم حساب بکنیم که آیا خرید دستگاه اتوماتیک بسته بندی ادویه مقرون به صرفه هست یا خیر.

توجه: یک کارگر(خود شما رو نمیگم) به صورت میانگین دقیقه ای یک بسته ادویه بسته بندی میکنه اما دستگاههای بسته بندی اتوماتیک با حداقل 8 بسته در دقیقه کار می کنند.

حالا می بینید که ثبت آمار چقدر می تونه در هنگام تصمیمات بزرگ، به کمک ما بیاد. تصمیماتی نظیر اضافه کردن پرسنل جدید، خرید ادوات جدید نظیر آسیاب، برآورد سرمایه لازم جهت اخذ وام و همچنین محاسبه سود ناشی از سرمایه گذاری، زمان سنجی برای برگزاری جشنواره و تخفیف و یا تبلیغات و …

پس توصیه من رو جدی بگیرید: داده های مهم رو ثبت کنید.